Google Drive sigue siendo tan popular como siempre para documentos, diapositivas, hojas de cálculo e incluso formularios (encuestas).

Pero puedes hacer más con él de lo que piensas. Porque el usuario promedio solo usa una pequeña parte cuando se trata de funciones inteligentes. Es por eso que hemos enumerado 10 funciones que te permiten trabajar de manera más inteligente en Google Drive.

Con solo 10 años, se siente como si nunca hubiera estado allí: Google Drive. El sistema de almacenamiento en la nube que era común un día de abril de 2012 parecía imposible al principio, pero nunca desapareció.

Afortunadamente, porque ofrece muchas buenas oportunidades tanto para el usuario individual como para trabajar en equipo. Como prometimos, aquí hay 10 funciones útiles pero más ocultas.

1. Escritura con manos libres: deja que Google se encargue de escribir

No es una función completamente nueva bajo el paraguas de las funciones de voz de Google, pero se actualizó y mejoró recientemente. Con esta función, puedes dictar completamente lo que desea escribir con tu voz. No es solo una herramienta de accesibilidad para personas con discapacidad visual.

También es útil si has derramado líquido o alguna tecla ya no funciona. O simplemente no tiene ganas de escribir con los dedos. La función está disponible con Presentaciones y Documentos.

En Diapositivas, la función hace que la aplicación sea aún más accesible al rodar las palabras en tiempo real como subtítulos durante una presentación si lo deseas. (solo disponible en inglés por el momento). Ve cómo funciona aquí.

2. Guardar imagen de Google Docs

Probablemente, también hayas experimentado trabajar documentos con imágenes que solo necesita por separado. Google Docs eliminó la capacidad de descargar imágenes directamente de los documentos, pero existen soluciones alternativas.

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Guarda el documento como una página web (ideal para varias imágenes). Elige Archivo, Descargar y luego como Página web (html). Luego se descargará un .zip en su computadora. Allí puede pescar la carpeta con todas las imágenes, en la resolución original.

3. Resúmenes generados automáticamente

Una queja común sobre Google Drive es que los documentos no son fáciles de encontrar para todos los usuarios. Esta función ayuda a mantener una visión general de todos los documentos utilizando el aprendizaje automático: resúmenes generados automáticamente.

4. Abrir archivos ZIP

Google Drive también puede abrir varios archivos .zip. No más molestias con la descarga de programas externos. Sin embargo, debe instalar el complemento Zip extractor una vez. Admite archivos zip en formato RAR, 7z y TAR.

5. Usa Chrome para buscar tus documentos

Solía ​​usar siempre el acceso directo desde el mosaico en la parte superior de Gmail para ir a Google Drive y buscar documentos allí. ¡Boom acción! Puede hacerlo simplemente escribiendo «docs» en la parte superior de la barra de búsqueda de Chrome, seguido de los términos de búsqueda. Ahorra unos pocos clics.

6. Trabaja sin conexión

Probablemente, estés familiarizado con esta característica. No tiene que utilizar el WiFi inestable del metro o innecesariamente los datos de su paquete. Prepara el documento previsto sin conexión y simplemente toque su plan de acción de camino a casa sin conexión.

Ve a Archivo > Hacer que esté disponible sin conexión. ¡Hazlo solo en tu computadora personal!

7. Modo sin distracciones

¿Te distraes fácilmente? Entonces, esto es para ti. A través de Ver> Pantalla completa, puede evocar todos los empujones y abrir pestañas para que pueda concentrarse completamente en su tarea de enfoque.

8. Carga de plantillas (función de espacio de trabajo)

¿Sin talento para el diseño? Google Drive tiene una gran cantidad de plantillas estándar que puede elegir a través de la galería de plantillas.

Si trabajas en una empresa con Google Workspace, incluso existe la posibilidad de que simplemente puedas cargar bellas plantillas de tus documentos y presentaciones al estilo de la casa.

La próxima vez que armes esa presentación de forma rápida y precisa. Elige tu plantilla a través de Nuevo archivo > Desde la galería de plantillas.

9. Usa atajos para navegar aún más rápido en Google Drive

¿No tienes ganas de buscar tu archivo? ¿O a veces olvidas lo que llamas un archivo? Para los documentos a los que accede con frecuencia, a veces resulta útil crear una estructura de carpetas en la vista general de la izquierda.

Por cierto, a menudo uso la categoría Recientes justo debajo. Al final, siempre es un lote de aproximadamente 10-15 documentos que debe tener más a menudo en un período determinado.

10. Deshazte de la basura a tiempo

Las cuentas gratuitas de Google Drive tienen más de 15 GB de espacio de almacenamiento. Espacio de trabajo a menudo mucho más. Sin embargo, puede suceder que te llenes después de un tiempo.

Por supuesto, puedes planificar un tiempo de limpieza mensual, pero bueno, la mayoría de las personas no son tan disciplinadas. ¿El mensaje de almacenamiento lleno de Google Drive ahora aparece todos los días? Entonces, hay algunos consejos para determinar rápidamente dónde está la gran mayoría de los gigabytes y eliminarlos.

Filtra para medir tu acción de deslizamiento en archivos grandes, como .zips, PDF y archivos de video. Vaya a la barra de búsqueda y haga clic en el botón en el lado derecho de la barra de búsqueda para ir a la búsqueda avanzada. Para buscar ciertos tipos de archivos, elija ‘Valores’ y seleccione su preferencia.

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En la página de resultados de Google Drive puede eliminar todo a la vez o hacer una selección. Por supuesto, también puede buscar por nombre de archivo, pero también por propietario (usted mismo o compartido) o última modificación.

Regla general: borrar todo lo que no has abierto durante al menos un año ¿Ya lo hiciste? No olvides vaciar también la papelera de Google Drive, de lo contrario, la papelera seguirá ocupando el espacio.

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