¿Qué sabes acerca de la Colaboración Digital? Lo que debería haber sido una solución temporal a la pandemia ahora se ha convertido en una garantía por todos los beneficios que se disfrutan: el trabajo híbrido.
Porque a medida que pasamos de una solución temporal a una permanente, tendremos que hacer lo mismo con la estrategia. ¿Cómo podemos mejorar estructuralmente el proceso de colaboración y colaboración digital?
Colaboración Digital: El futuro que ya está aquí
Trabajando (juntos) digitalmente. ¿Qué es eso exactamente? La gente piensa rápidamente en trabajar desde casa, hacer videollamadas o trabajar con herramientas digitales. Y es cierto que todas esas cosas son parte o tienen que ver con la colaboración digital, pero va más allá.
La definición de cooperación es: ‘el esfuerzo conjunto para lograr un objetivo específico’. E indudablemente, esto comienza con la conexión. Las herramientas son, por supuesto, importantes aquí. Pero básicamente esto se controla desde el ADN organizacional. Todos mirando en la misma dirección.
Además, al igual que con cualquier otro proceso comercial, se trata de verificar continuamente si el enfoque actual aún se ajusta a las necesidades actuales. Liberarse del viejo pensamiento y abrirse a nuevas formas. ¿Algo ya no encaja? Entonces debes Optimizarlo para comenzar con la Colaboración Digital.
Dado que los colegas trabajan cada vez más desde diferentes lugares y horarios, es posible que te preocupe más la gestión de tareas que la tarea en sí. Enviar documentos de un lado a otro, dividir tareas, responder preguntas, actualizar hojas de cálculo o listas de Excel con actualizaciones, reuniones sobre el progreso, etc. ¡Esto requiere tiempo y energía y se puede hacer de manera más eficiente!
Las 3 C de la Colaboración Digital
La colaboración digital exitosa gira en torno a las 3 C:
- Comunicación
- Contenido
- Coordinación
¿Cómo puede optimizar estos pilares individualmente y asegurarse de que se conecten sin problemas y, por lo tanto, mejoren la cooperación? De hecho, lo mismo se aplica a los tres pilares: garantizar una ubicación central. A continuación explico lo que quiero decir con eso.
Comunicación
Cada vez más vemos que la comunicación sincrónica debido al trabajo remoto está dando paso a la comunicación asincrónica. Por supuesto, todavía nos vemos y nos hablamos en tiempo real, en una videollamada o a través de una conversación telefónica.
Pero donde solíamos pasar frente a un escritorio para hacer preguntas, conversar en la máquina de café y asistir a innumerables reuniones en salas de conferencias, ahora hay más espacio para la comunicación por correo electrónico, Slack, WhatsApp o chat. Coordina, pregunta o informa rápidamente algo. Es la base de la Colaboración Digital.
La comunicación asíncrona puede hacer que la comunicación se fragmente. Puede evitar esto haciendo acuerdos claros sobre qué medios de comunicación utiliza para qué propósito. Preferiblemente, elija un chat y una plataforma donde los datos se encuentren dentro de su organización.
Así que no hay grupo de Whatsapp pero, por ejemplo, Google Chat. Complementado con Google Meet si quieres vernos. De esta forma, puede coordinar fácilmente los canales de comunicación entre sí y se asegura de que la información de la empresa permanezca dentro del software de la empresa.
Coordinación
Las listas de tareas en notas adhesivas, en Excel, hojas de cálculo o grupos de chat no son eficientes. A menudo no está claro cómo es el progreso, lo que significa que se requieren acciones adicionales.
El software de gestión de tareas permite que los equipos sean más productivos, eficientes y asincrónicos sin dedicar demasiado tiempo a la gestión de tareas. Estas herramientas hacen más que crear listas de tareas pendientes. De esta forma, este software contribuye a:
- todas las tareas están documentadas en un lugar central
- las tareas se distribuyen fácilmente a los miembros del equipo
- se pueden establecer prioridades
- el progreso puede ser monitoreado
- los plazos son claros para todos
- los comentarios y/o documentos se pueden agregar fácilmente
Un ejemplo de una herramienta de este tipo es Asana, pero por supuesto hay más. Por lo general, es posible integrar las herramientas con otras herramientas, como Slack, Google Drive, Outlook, Gmail, Zoom y más. Ayuda a los equipos a mantenerse conectados sin importar desde dónde trabajen.
Contenido
Gestión de contenido. Documentos que desaparecen en diferentes equipos. Archivos únicos que rápidamente se convierten en diez versiones (y sí, cada una con un título diferente). Reenviar documentos, dar retroalimentación, esperar una respuesta y devolverlos lleva mucho tiempo.
Podrías guardar tus archivos en una unidad compartida para ahorrarte a ti y a tus colegas una gran cantidad de correos electrónicos de ida y vuelta, pero ¿qué tan ideal sería poder trabajar en colaboración en un documento? Crear ese lugar central de nuevo. Eso es todo lo que es.
Esto es posible en Google Docs, Slides y Sheets. Entonces siempre tiene una sola versión de un documento: la correcta. Estas herramientas también ofrecen diversos grados de autoridad. Por ejemplo, un usuario puede determinar (y establecer) si autoriza a otra persona a ver, hacer sugerencias (en el lateral) o editar el archivo.
Y cuando almacena todos los documentos para la colaboración en una unidad compartida, todos tienen la misma visión general.
Trabajan juntos hacia el resultado final. Sin problemas con la gestión de versiones, sin discusiones sobre cuál es realmente el documento correcto, sin pensar en qué dispositivo usar. ¿Delicioso no? Por esta razón es tan importante la Colaboración Digital.
Google Workspace, un lugar de encuentro para la Colaboración Digital
El trabajo híbrido puede conducir a un trabajo aislado. Una buena colaboración digital evita eso. Comienza con la creación de un lugar de trabajo centralizado. Verás que es eficiente en tiempo, pero también rentable.
Como habrás notado, he usado Google Workspace como ejemplo varias veces en este artículo. Esto se debe a que Google Workspace es una herramienta práctica que facilita el trabajo desde un lugar central. La herramienta incluye Google Chat, Gmail, Google Meet, Google Drive, Google Docs, Google Slides, Google Sheets y Google Forms.
Hay varios proveedores, como Microsoft. Pero a diferencia de Microsoft Office 365 (centrado principalmente en el desempeño personal), Google Workspace está diseñado para el desempeño en equipo.
La pregunta es a dónde quiere llegar con su organización con la Colaboración Digital. ¿Es esa una (más) colaboración y crecimiento digital eficiente como resultado? Entonces puede ser el momento de cambiar a una herramienta que se haya desarrollado para ese propósito.
Puede ser difícil dejar de lado las cosas familiares, porque «funciona bien». Sin embargo, una nueva forma de trabajar requiere un nuevo enfoque. Solo cuando estás abierto al cambio, hay espacio para el crecimiento. Si no hubiéramos abrazado los teléfonos inteligentes, todavía estaríamos jugando a la serpiente en nuestro Nokia 3310. Entonces abre tu mente a la Colaboración Digital.
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